Lösungen

Archiv und DMS Software

Individuelle DMS/ECM-Software und Archiv-Lösungen

Möchten Sie die organisatorischen Prozesse in Ihrem Unternehmen effizienter gestalten, ist Enterprise Content Management eine gute Wahl. ECM-Systeme unterstützen Sie bei der Entwicklung von Strategien und stellen Werkzeuge bereit, mit denen Sie Inhalte und Dokumente erfassen, verwalten und speichern können. Sie erlauben das Zusammenführen von strukturierten, schwach strukturierten und unstrukturierten Informationen zu einem sinnvollen Ganzen.

Ein wichtiges Teilgebiet des ECM ist das Dokumentenmanagement. Entsprechende Systeme (DMS) dienen der Organisation und Verwaltung von Content in digitaler Form. Damit digitalisieren Sie Ihre Papierbelege im PDF-Format oder wandeln E-Mails und andere digitale Dokumente in langzeitstabile Aufbewahrungsformate um. Sie möchten mehr über die Möglichkeiten von DMS-Software erfahren? Mit N-TEC haben Sie den richtigen Ansprechpartner für zuverlässige und skalierbare Lösungen.

N-TEC - Icon - Worm Archiv

WORM Archiv Speicher

Die revisionssichere Archivierung digitaler Geschäftsunterlagen ist in jedem modernen Unternehmen unverzichtbar geworden. Um diese Richtlinie auch entsprechend gesetzlicher Vorgaben umsetzen zu können, sind WORM-Archiv-Speicher eine sinnvolle Ergänzung für Ihre IT-Infrastruktur. Das Prinzip ist relativ einfach: Write One Read Many – Daten können also nur einmal geschrieben, jedoch beliebig oft gelesen werden.

Abgestimmt auf den individuellen Bedarf des Unternehmens kommen Hardware-, Software- oder Systemische WORM infrage. Diese Speicherlösungen eignen sich sowohl für Ihre digitalen Firmendokumente als auch andere relevante Daten, die sicher abgelegt werden sollen. Doch nicht nur das einmalige Schreiben auf den Speicher wird gewährleistet, auch die Veränderung von Daten ist bei einem WORM-Archiv ausgeschlossen. Die Löschung von Daten zur Freigabe von Speicherplatz ist möglich, jedoch erst nach Ablauf der gesetzlich definierten Zeiträume für die Aufbewahrung der Daten. Diese Retention-Zeiten können einmalig individuell eingestellt werden und sind dann ebenfalls vor nachträglicher Manipulation geschützt.

N-TEC - Icon - ECM Software Lösungen

DMS Software Lösung

Die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen bietet neben Herausforderungen auch vielfältige Vorteile. So wird beispielsweise die Zusammenarbeit im Unternehmen vereinfacht, wenn alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit auf die gleichen Dokumente Zugriff haben. Zusätzlich können Abläufe optimiert und beschleunigt werden. Das spart Zeit und Geld, die keine Firma zu verschenken hat. Mithilfe von DMS-Software gestaltet sich auch die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben wie GoBD und EU-DSGVO deutlich einfacher.

In Kooperation mit der d.velop AG bietet Ihnen N-TEC passgenaue DMS- und ECM-Software-Lösungen. Mit der Software d.3ecm haben Sie einen zentralen Speicherort für alle Dokumente und Informationen im Unternehmen. Darüber hinaus sind folgende Features vorhanden:

  • komplett digitale Modellierung und Ausführung von Geschäftsprozessen dank ECM
  • Integrierbare HTML5-Technologie
  • Mobile Apps für verschiedene Betriebssysteme

Gemeinsam mit Ihnen legen wir Schwerpunkte und wichtige Funktionen fest, die Ihre individuelle ECM- und DMS-Software beinhalten wird. Kommen Sie auf uns zu – und wir finden die perfekte Lösung.

Welche Techniken können mit ECM-Software abgebildet werden?

Die Digitalisierung von Unternehmensprozessen spielt eine zunehmend wichtigere Rolle. Mit einem durchdachten Enterprise Content Management können auch herkömmliche Techniken abgedeckt werden, die häufig noch analog ablaufen. Dazu zählen:

  • Dokumentenmanagement (DMS)
  • elektronische Archivierung (Output-Management)
  • Workflow
  • ERV
  • Vertragsmanagement
  • Digitale Personalakten

Vor allem die Bereiche DMS und digitales Büro werden für Firmen immer interessanter und notwendiger. Mit digitalen Akten lassen sich Papierarchive reduzieren und entsprechend Kosten einsparen. Auch die Zentralisierung von Firmeninformationen hat klare Vorteile: So können beispielsweise Suchen und Recherchen optimiert sowie der Zugriff auf vertrauliche Dokumente besser gesteuert werden.

Nutzen Sie Ihr Dokumentenmanagementsystem zur elektronischen Archivierung, um bereits digital vorliegende Dokumente wie E-Mails revisionssicher zu speichern. Das DMS unterstützt Sie dabei mit einer nachvollziehbaren Struktur, sodass Ihre Mitarbeiter die benötigten Dateien zügig ablegen und bei Bedarf jederzeit abrufen können.

Ein digitales Workflowmanagement steigert die Qualität der relevanten Prozesse und damit den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens.

Die Eingangsrechnungsvereinbarung (ERV) ist ein zentraler Prozess in der Finanzbuchhaltung und kann ebenfalls in eine ECM-Lösung von N-TEC integriert werden. Viele Prozesse und Aufgaben lassen sich über die Software gut standardisieren – selbstverständlich unter Berücksichtigung Ihrer firmeneigenen Abläufe.

Wickeln Sie mit ECM auch Ihr Vertragsmanagement ab. So ist ein zentraler und transparenter Zugriff auf relevante Vertragsinformationen gewährleistet. Selbst das Fristmanagement lässt sich in die Software integrieren.

Mit der digitalen Personalakte steigen Sie in die einfache und komfortable Verwaltung von Personalprozessen ein. Abgebildet in einer ECM-Software-Lösung von N-TEC und der d.velop AG, erhalten Sie ein individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes Produkt.

Welche Vorteile bieten ECM- und DMS-Lösungen?

Die Zielstellungen für ECM-Systeme können sehr unterschiedlich sein – und sollten für jedes Unternehmen individuell ausgearbeitet werden. Möchten Sie alle Informationen Ihrer Firma für interne und externe Nutzer sowie Partner auf einer Plattform bereitstellen? Ist eine einheitliche, unternehmensweite Zugriffsregelung das Ziel? Geht es Ihnen vorwiegend um die Vermeidung von Datenredundanzen im Sinne des DMS? Oder möchten Sie Ihre Firmeninformationen unabhängig von Nutzung und Quelle bereitstellen?

Sind diese Fragen geklärt, kann eine Zielstellung formuliert und gemeinsam mit unseren Experten eine ECM-Software-Lösung entwickelt werden. Unser Schwerpunkt liegt dabei auf der Inhouse-Informationsbereitstellung für B2B und B2E.

Die Vorteile im Überblick:

  • Beschleunigte und standardisierte Geschäftsprozesse
  • Verbesserte Produktivität und Zusammenarbeit
  • Transparente und nachvollziehbare Abläufe
  • Einhaltung von Compliance-Richtlinien wird unterstützt
  • zentrale Aufbewahrung, Verteilung und Bearbeitung von Inhalten reduziert Kosten

Enterprise-Content-Management – die passende Software von N-TEC

N-TEC ist Ihr Partner, wenn es um skalierbare und zuverlässige ECM-Software-Lösungen geht. Selbstverständlich bieten wir Ihnen neben dem Komplettpaket auch gesonderte Dokumentenmanagement-Systeme für Ihr Unternehmen an. Das funktioniert am besten in drei Schritten: 1. Ist-Analyse, 2. Zieldefinition / Identifizierung von Vorteilen, 3. Software-Auswahl.

Während der Ist-Analyse werden beispielsweise die Abteilungen und Prozesse abgefragt, die am meisten von der Einführung einer ECM-Lösung profitieren. Auch die Frage nach dem schnellsten RoI spielt an diesem Punkt eine wichtige Rolle. Die anschließende Zieldefinition sollte so detailliert wie möglich erfolgen – immer mit messbaren Daten. Gemeinsam mit N-TEC wählen Sie im dritten Schritt die passende, skalierbare ECM- bzw. DMS-Software aus. Kontaktieren Sie uns – wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

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Wir helfen seit 18 Jahren Unternehmen und Organisationen dabei, ihr ganzes Potential zu entfalten, indem wir maßgeschneiderte Lösungen und Dienste anbieten, die Abläufe und Vorgänge umfassend vereinfachen und neugestalten.