ECM / DMS

Die Situation

  • Aktenordner wälzen auf der Suche nach wichtigen Dokumenten
  • Aktenordner mit dringend benötigten Dokumenten sind nicht auffindbar
  • Hoher Zeitaufwand für Recherchen
  • Skonto wird verschenkt, weil die manuelle Rechnungsprüfung zu lange dauert
  • Rechtzeitige Kündigung oder Verlängerung von Verträgen wird verpasst
  • Keine rechtskonforme Speicherung digital eingehender Belege
  ECM


Die Lösung

ECM Digitale Dokumentenverwaltung mit einem zentralen elektronischen Archiv - digital, langzeit- und revisionssicher, gesetzeskonform und unabhängig vom ursprünglichen Erzeugersystem.


Digitale Archivierung, Dokumenten- und Workflow Management


  • Nahezu unbegrenzte Möglichkeiten zur Recherche, Bearbeitung, Prüfung und Verteilung
    – auch mobil von unterwegs
  • Ein einziges, im Archiv gespeichertes, unveränderbares Dokument
  • Spart Kosten für mehrfachen Druck und manuelle Archivierung von Papierbelegen
  • Bildet die individuelle Akten- und Archivstruktur Ihres Unternehmens 1:1 ab
  • Alle, auch miteinander verknüpfte Dokumente bequem recherchieren, bearbeiten, prüfen,
    erneut archivieren oder verteilen
  • Vollautomatische Workflows auf Wunsch
  • Automatische digitale Archivierung, revisionssicher in langfristig verfügbaren Dateiformaten
    wie TIFF oder PDF/A
  • Erfüllt alle gesetzlichen Compliance-Anforderungen an die Datenhaltung und die
    Buchführung (nach GoBD)
  • Automatische Aktenbildung
  • Und Fristen und Fälligkeiten werden automatisch angezeigt

  ECM


Revisionssichere Speicherung

ECM  
  • Revisionssichere Aufbewahrung ist Voraussetzung für digitale Ablage von Dokumenten, E-Mails, Belegen
  • d.3ecm von d.velop wird kontinuierlich nach PS 880 Standard zertifiziert
  • Unveränderbarkeit von Daten (WORM Funktion) auf modernen Storage-Systemen, wie N-TEC ArcStor Pro
  • Erfüllt die Vorgaben nach GoBD
  • Moderne Speicherung auf magnetische Datenträger (HDD) oder Flashmedien (SSD)
    ersetzt optische Datenträger
  • Einfaches, unkomplizierte Handhabung
  • Kostengünstige und schnelle Erweiterung